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Como tornar sua equipe mais efetiva com o uso de aplicativos

Antes de começar a escrever sobre a tecnologia e as vantagens de usar aplicativos na rotina empresarial, vamos falar sobre produtividade e efetividade. Qual a diferença entre essas duas palavras aplicadas em um mesmo contexto? Para ser direto e simples, vou exemplificar por meio de uma luta de boxe:

Se o boxeador entrar no ringue e ganhar depois de três rounds, por exemplo, podemos dizer que foi produtivo, pois ele atingiu o objetivo, que era sair vitorioso da luta. Mas, se o boxeador lutar e vencer por nocaute, ele deu o seu melhor, foi mais rápido e com apenas um soco ou chute, em questão de segundos, derrubou seu adversário, ele foi efetivo.

Nas entrelinhas, a produtividade tem a ver com a relação trabalho x resultado, independentemente do esforço despendido e dos recursos utilizados. Já a efetividade é transformar a situação com uma aplicação inteligente, otimizando tanto o esforço quanto os recursos disponíveis, ou seja, é a premissa de fazer mais, melhor e com menos.

De acordo com Singularity University, estamos “passando de um mundo linear e local para outro exponencial e global”. Por isso, diante dessa nova realidade – com o progresso e a inovação que estamos vivenciando –, a tecnologia disponível atualmente pode contribuir com a efetividade individual e coletiva em uma empresa, tornando a rotina de trabalho mais dinâmica e, indo além, mudando a forma como pensamos, enxergamos e, consequentemente, nos comportamos.

People in a Meeting and Single Word Productivity

Com essa transformação, as possibilidades são inúmeras, basta ter o objetivo claro, buscar os aplicativos que podem ajudar no dia a dia e saber aproveitá-los de forma adequada. Do gerenciamento de projetos, organização de notas e de lista de tarefas, compartilhamento de informações até a criação de mapas mentais, sempre dá para otimizar serviços.

Há um aplicativo para quase todas as questões que envolvem o ambiente corporativo e o fluxo de trabalho.

Ao analisar alguns aplicativos, é perceptível que as principais vantagens são a comunicação e a interação entre os colaboradores, além da diminuição de custos, da mobilidade e da agilidade nos processos empresariais. Para que isso ocorra, as companhias precisam entender como se beneficiar do que há no mercado.

Na prática

A minha orientação é que, antes de sair baixando vários aplicativos, liste cinco ou mais pontos que precisam ser melhorados no fluxo de trabalho da sua empresa, pesquise os aplicativos que estão disponíveis e que podem te ajudar em cada um desses itens e, instale aos poucos até que estejam incorporados ao processo.

Cloud computing and mobility concept

O passo a passo serve, principalmente, para quem não está acostumado a usar aplicativos. Abaixo, alguns pontos que normalmente são os que precisam ser aperfeiçoados na gestão e os apps que podem ser a solução:

Gerenciamento de projetos – para criar fluxos de trabalho, estabelecendo as etapas e as tarefas, organizando as pendências e acompanhando os prazos, o Trello – que recentemente vendeu suas ferramentas de produtividade para a Atlassian por US$ 425 milhões – e o Asana podem facilitar o dia a dia da equipe;

Organização de arquivos – aplicativos como o Evernote e o Pocket facilitam para organizar e salvar diferentes tipos de conteúdo, como notas, imagens, áudios, vídeos e artigos. O Google Drive para Negócios também é muito usado por empresas para compartilhar esses arquivos e e-mail empresarial, além do Dropbox, outra ótima opção;

Comunicação com a equipe – com o Slack e o Skype, você pode agrupar a comunicação da equipe, diminuindo a quantidade de e-mails trocados e resolvendo problemas com mais rapidez. No caso do Slack, além das conversas, há o suporte de canais e a integração com outros serviços, como o Trello. Recentemente, o Slack também lançou ferramentas de voz e de vídeo, unificando serviços e eliminando a necessidade do Skype em alguns casos;

Análise de métricas – para quem sempre acompanha o desempenho das campanhas de Marketing, o controle de perfis de leads e visualiza os e-mails disparados, o Marketing by Hubspot centraliza essas informações;

Planejamento financeiro – controle de receitas e despesas, datas de pagamento e saldo bancário, apps como o Money Care e iContas são alguns dos recursos que podem ajudar a manter as suas finanças e as contas da empresa em ordem.

De dentro para fora

Além de melhorar o fluxo de trabalho, o uso de aplicativos também ajuda a atrair e a reter profissionais talentosos, possibilita uma interação entre os departamentos da companhia, independentemente do local em que o time está alocado, e contribui no compartilhamento de informação.

Measuring Business Performance

Outro ponto positivo da utilização de apps é o grau de efetividade individual e coletivo. E se você está se perguntando: como posso medir o desempenho da minha equipe? Como gestor, coordenador, gerente ou empreendedor, você deve ter como parâmetro indicadores de desempenho diferentes para cada área, de acordo com as tarefas desenvolvidas, as metas estabelecidas, entre outros pontos. A personalização é a chave para uma boa gestão.

O mercado

A 27ª Pesquisa Anual de Administração e Uso de Tecnologia da Informação nas Empresas, feita em 2016 pela Fundação Getúlio Vargas de São Paulo (FGV-SP), mostra que a expectativa é de que o Brasil tenha 236 milhões de celulares nos próximos dois anos, o que significa um crescimento de 40% em relação ao número atual.

Com isso, a estimativa é que o mercado de aplicativos cresça 300% até este ano, podendo atingir US$ 77 bilhões. O nosso país está entre as nações que apresentam maior engajamento dos usuários, usando em média quase 30 apps por mês.

A tecnologia está acessível e pode ser utilizada para infinitos objetivos, acompanhe as principais tendências e aproveite o que há no mercado. Minha indicação é que analise os aplicativos que mais se ajustam ao perfil de sua equipe.

Se optar pelo desenvolvimento de um software personalizado, a equipe da One Day Testing pode testar as funcionalidades. Envie um e-mail para julio.viegas@sofist.com.br ou ligue em (19) 3291-5321 para conversarmos. Um abraço!